医院办公室是医院行政工作的一个重要职能部门,承担着沟通上下、协调左右、联系内外、扶助参谋等重要职能。其整体运转状态和工作质量好坏直接影响到医院办公质量和工作效率。本文在分析医院办公室工作存在的问题和面临的挑战的基础上,对如何提升医院办公室行政效能进行思考，提出一些意见或建议。
  一、新时期医院办公室工作面临的新挑战
  医院办公室不仅是内部的核心部门,更代表了医院的外部形象,在医院各项工作中具有重要地位。随着医疗改革逐步深入,市场竞争愈加激烈,医院管理模式、运营机制、经营理念等也悄然发生着新的变化,作为行政职能核心的医院办公室工作也日益呈现出服务多元化、参谋深层化、工作现代化、管理科学化等新动向,迫切需要医院办公室在工作内容、方式上进一步延伸和创新,以提高工作效能、更好服务大局。
  1、服务多元化。医院办公室“事多人杂”, 随着医务工作面向市场, 其服务对象、服务内容、服务方式都出现了新的变化,使办公室工作服务性呈现了多元化的发展趋势。它不仅要为整个医务行政机关工作服务,也要为院务领导服务。随着现代领导的素质不断提高,各级领导对办公室工作提出了更高的服务要求,从过去的文牍性、事务性服务转变到为领导提供科学化决策服务,在更高更深的层次上发挥参谋助手作用。这就进一步要求办公室工作人员不仅要有较强的文字功底,而且必须掌握一定的现代科技知识,能够熟练地运用各种现代办公手段,以适应各级领导多元化的服务要求。
  2、参谋深层化。医院办公室发挥参谋作用具有其他部门机构所不具有的岗位优势、职能优势、机制优势。医院办公室是各位领导直接主管的综合办事机构,联系上下,沟通左右,工作涉及面广,信息来源广,同时,又最能了解领导的意向和活动规律及决策过程,这些为医院办公室的参谋作用提供了有利的条件。为了适应参谋工作需求, 医院办公室要加强相关机构建设,要设立信息调研,督促检查机构,为行政领导决策,抓好工作落实等方面发挥积极主动作用。一方面要发挥办公室工作信息主渠道作用,注重加强对各类业务信息的搜索、综合、分析和反馈。另一方面根据领导行政决策的需要开展调查研究、决策论证、提供方案、预案等等。总之,医院办公室参谋作用更加明显,已经不再局限于以往简单的办文、办事、办会,更强调及时获取形势信息、收集改革动态、了解同行工作,为领导提供参考和信息。
  3、工作现代化。现代科学技术的进步,使得计算机、电讯传真、信息网、局域网等无纸化办公设备进入办公室工作领域。这些现代化办公设备的广泛应用,不仅极大地改善了办公室工作人员的工作条件和劳动强度,也大大提高了他们的工作效率和服务质量。这不仅要求医院在实现办公自动化、无纸化等方面加大硬件建设力度和经费投入。还要不断提高办公室工作人员的自身素质,学会操作和应用这些现代化、科学化的办公手段、设备。
  4、管理科学化。为积极顺应医疗改革、满足社会需求,许多医院更加强调科学管理,纷纷学习借鉴国内外先进理念和做法。以往,由于缺乏完善的制度保证体系和有效的制度监督制约,医院办公室工作缺少制度化和稳定性,在不同人员、不同时间、不同条件下,工作效能经常产生较大偏差。因此,新形势下,应当根据当前的形势和任务的需要设置相应的工作机构和建立健全以目标管理为核心的各项管理制度。进一步明确各个岗位的工作职责,运用有效的激励机制最大限度地调动办公人员的工作积极性。实行工作目标管理制度的优越性在于它从制定切实可行的方案,实行平时台帐与年终考评相结合的严格考核,对各个岗位、职位进行定量考评,奖罚兑现,以充分调动办公人员的积极因素,同时,也充分体现出目标管理制度的科学性和有效性。
  二、关于提升医院办公室行政效能的思考和建议
  新形势下,如何积极改善医院办公室普遍存在的问题和矛盾,建立高效率的适合医院管理特点的办公室运作形式,真正发挥医院办公室职能作用,已经日益成为各级医疗机构共同关注的一个话题。
  1、实施和谐绩效评估,增强工作主动性。绩效评估,就是对工作活动的效率、效益、效果和能力、成绩的衡量与检验。管理、协调、服务工作是否得到认可,必须通过绩效评估来检验。同时,严格、合理、有效的绩效评估更是科学合理的分配制度实施的基本条件,可以促进工作人员工作积极性。因此,和谐的绩效评估是提高效能的重要手段。要根据科室实际,从工作量、工作质量、难易程度、资源消耗等方面,建立客观的考核体系。同时落实奖惩，通过重点指导、先进帮带、工作交流等形式,共同提高行政业务素质,最终营造科内内部良好的工作氛围。
  2、建立科学的信息管理模式。办公室是医院领导的“耳目”,是领导获取信息的主要渠道。办公室只有通过各种方式收集丰富、准确地信息,并对大量的信息进行综合分析、加工处理,才能及时为领导提供可靠的依据,发挥领导的参谋和助手作用,并在决策的实施中,及时进行信息反馈,不断调节,以达到预期的管理目标。文件是传统的信息载体,迄今为止,我国医院上传下达的各种信息仍以书面文件为主。因此,抓好文件信息管理是办公室的一项重要工作。但是随着办公条件的不断改善,特别是计算机的应用和计算机网络建设日益完善,医院办公室在信息收集、处理、反馈等环节都将发生深刻的变化。目前,要充分应用电脑网络这一现代化信息媒体,开阔视野,博采信息源,使电脑的应用成为自己的“千里眼”、“顺风耳”。网络信息化管理成为办公室工作的主要内容。由于网络信息系统化,办公室各类信息服务都必须通过网络化管理而实现,无论从信息存储、信息反馈的内容、范围和数量来看,都更加突出体现了办公室的综合管理的特点。
  3、不断提高工作人员的素质、水平。一是树立奉献精神强化服务意识。办公室是医院的综合办事机构、服务机构和管理职能部门,所从事的工作更多的是服务型、协调性的,每一个工作人员都是“后勤人员”,必须树立全心全意为病人服务,为临床第一线服务的思想,要有奉献精神。办公室工作人员要主动履行职责,由被动服务向主动服务转变,克服过去那种领导布置什么工作就做什么工作,领导没有安排就不去做的状况。要强化服务于决策之内的观念。办公室工作人员应积极参与了解决策的全过程,做好在决策过程中应由办公室做的事情。如提供决策信息,为党委决策落实搞好督促检查,做好协调服务工作等都是办公室应尽之责。要创造性地开展工作,克服传统观念和旧的思维方式。二是加强业务学习,不断吸取新知识、充电。目前,办公自动化系统正在被不断地运用到办公室的工作中来，极大提高了工作效率和工作质量，这就要求办公室人员积极掌握相关的电脑和网络操作知识。三是增强公关能力。市场经济条件下,公共关系作为一种重要的市场传播手段其作用更为凸现。医院作为社会的一个单位,不可避免地与社会、公众之间存在着公共关系和发生着公共关系活动。现代医疗市场的竞争不再局限于技术与服务的竞争,而且发展为品牌和形象的竞争。医院办公室作为对外关系的“窗口”,在医院的发展中将扮演角色正逐渐得到重视。因此,办公室作为管理职能部门,其工作人员必须具有一定的公关知识和素质。在此基础上,有助于形成医院团结合作的氛围,和良好人际环境。良好的工作关系和人际关系可以营造一个优良的环境氛围,有利于发挥工作的效能。